Phương pháp ưu tiên nhiệm vụ: Giải quyết công việc hiệu quả
Phương pháp ưu tiên nhiệm vụ là một kỹ thuật quản lý thời gian và năng suất, giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất và hoàn thành chúng một cách hiệu quả. Thay vì cố gắng làm tất cả mọi thứ cùng một lúc, bạn sẽ xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng nhiệm vụ, sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo những công việc quan trọng được hoàn thành trước.
Nguyên nhân cần ưu tiên nhiệm vụ:
Quá tải thông tin và công việc:
Trong thời đại hiện nay, chúng ta thường xuyên bị “bủa vây” bởi quá nhiều thông tin và công việc cần phải xử lý. Nếu không biết cách ưu tiên, chúng ta dễ bị choáng ngợp, cảm thấy căng thẳng và không biết bắt đầu từ đâu.
Lãng phí thời gian và năng lượng:
Khi cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc, chúng ta dễ bị phân tâm và tốn nhiều thời gian cho những công việc không quan trọng. Điều này dẫn đến việc bỏ lỡ những cơ hội quan trọng và không đạt được mục tiêu đã đề ra.
Giảm hiệu suất và chất lượng công việc:
Khi bị quá tải, chúng ta khó có thể tập trung và làm việc hiệu quả. Điều này dẫn đến việc chất lượng công việc giảm sút và kết quả không được như mong đợi.
Stress và burnout:
Áp lực từ việc phải hoàn thành quá nhiều công việc có thể dẫn đến stress và burnout, ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần và thể chất.
Cách khắc phục bằng phương pháp ưu tiên nhiệm vụ:
Dưới đây là một số phương pháp ưu tiên nhiệm vụ phổ biến và hiệu quả:
1. Ma trận Eisenhower (Ma trận Quản lý Thời gian):
Đây là phương pháp nổi tiếng và hiệu quả nhất. Nó chia các nhiệm vụ thành 4 nhóm dựa trên mức độ
quan trọng
và
khẩn cấp
:
Quan trọng & Khẩn cấp (Làm ngay):
Các nhiệm vụ cần giải quyết ngay lập tức, ví dụ: xử lý khủng hoảng, giải quyết vấn đề cấp bách, deadline gấp.
Quan trọng & Không khẩn cấp (Lên lịch):
Các nhiệm vụ quan trọng cho mục tiêu dài hạn, cần lên kế hoạch và dành thời gian thực hiện, ví dụ: học kỹ năng mới, lập kế hoạch chiến lược, xây dựng mối quan hệ.
Không quan trọng & Khẩn cấp (Ủy quyền):
Các nhiệm vụ cần giải quyết nhanh nhưng không thực sự quan trọng, có thể ủy quyền cho người khác, ví dụ: trả lời email không quan trọng, tham dự cuộc họp không cần thiết.
Không quan trọng & Không khẩn cấp (Loại bỏ):
Các nhiệm vụ không cần thiết, gây lãng phí thời gian và năng lượng, nên loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa, ví dụ: lướt mạng xã hội vô mục đích, xem TV quá nhiều.
Ví dụ:
|
Quan trọng/Khẩn cấp
|
Quan trọng
|
Không Quan trọng
|
|—|—|—|
|
Khẩn cấp
| Giải quyết sự cố hệ thống website đang sập Deadline báo cáo tài chính hôm nay | Trả lời email spam Nghe điện thoại từ người bán hàng |
|
Không Khẩn cấp
| Lập kế hoạch marketing cho quý tới Học khóa học về kỹ năng lãnh đạo | Dọn dẹp bàn làm việc (có thể để sau) Lướt Facebook để giải trí |
Cách khắc phục:
1.
Liệt kê tất cả các nhiệm vụ:
Viết ra tất cả những việc bạn cần làm, dù lớn hay nhỏ.
2.
Đánh giá từng nhiệm vụ:
Sử dụng Ma trận Eisenhower để phân loại từng nhiệm vụ vào một trong bốn nhóm.
3.
Ưu tiên và hành động:
Làm ngay (Quan trọng & Khẩn cấp):
Hoàn thành những nhiệm vụ này càng sớm càng tốt.
Lên lịch (Quan trọng & Không khẩn cấp):
Đặt lịch cụ thể để thực hiện những nhiệm vụ này.
Ủy quyền (Không quan trọng & Khẩn cấp):
Tìm người phù hợp để giao những nhiệm vụ này.
Loại bỏ (Không quan trọng & Không khẩn cấp):
Loại bỏ những nhiệm vụ này khỏi danh sách của bạn.
2. Phương pháp ABCDE:
Đây là một phương pháp đơn giản và dễ áp dụng, tập trung vào việc xác định mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ:
A:
Các nhiệm vụ cực kỳ quan trọng, nếu không hoàn thành sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng. Cần ưu tiên hàng đầu.
B:
Các nhiệm vụ quan trọng, cần hoàn thành, nhưng hậu quả không nghiêm trọng như nhiệm vụ A.
C:
Các nhiệm vụ nên làm, nhưng không quá quan trọng.
D:
Các nhiệm vụ có thể ủy quyền cho người khác.
E:
Các nhiệm vụ nên loại bỏ.
Ví dụ:
A:
Chuẩn bị bài thuyết trình quan trọng cho khách hàng lớn.
B:
Trả lời email của đồng nghiệp.
C:
Dọn dẹp bàn làm việc.
D:
Giao cho trợ lý đặt vé máy bay cho chuyến công tác.
E:
Đọc các bài viết không liên quan đến công việc.
Cách khắc phục:
1.
Liệt kê các nhiệm vụ:
Tương tự như Ma trận Eisenhower, bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện.
2.
Gán nhãn ABCDE:
Đánh giá từng nhiệm vụ và gán cho nó một nhãn tương ứng.
3.
Ưu tiên thực hiện:
Tập trung vào các nhiệm vụ loại A trước, sau đó đến loại B, C, và ủy quyền hoặc loại bỏ các nhiệm vụ D và E.
3. Phương pháp “2 Phút”:
Nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong vòng 2 phút, hãy làm ngay lập tức thay vì trì hoãn. Điều này giúp bạn giải quyết nhanh chóng các công việc nhỏ nhặt và tránh bị dồn ứ.
Ví dụ:
Trả lời email ngắn, trả lời tin nhắn nhanh, dọn dẹp nhanh một khu vực nhỏ trên bàn làm việc.
Cách khắc phục:
1.
Xác định các nhiệm vụ 2 phút:
Tìm kiếm những nhiệm vụ nhỏ có thể hoàn thành nhanh chóng.
2.
Thực hiện ngay lập tức:
Thay vì thêm chúng vào danh sách việc cần làm, hãy giải quyết chúng ngay khi bạn nhận ra.
Lời khuyên chung:
Sử dụng công cụ hỗ trợ:
Sử dụng các ứng dụng quản lý công việc như Trello, Asana, Todoist để theo dõi và quản lý nhiệm vụ hiệu quả hơn.
Đặt mục tiêu rõ ràng:
Xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được để ưu tiên các nhiệm vụ phù hợp.
Đánh giá và điều chỉnh:
Thường xuyên đánh giá hiệu quả của phương pháp bạn đang sử dụng và điều chỉnh nếu cần thiết.
Tự giác và kiên trì:
Việc ưu tiên nhiệm vụ đòi hỏi sự tự giác và kiên trì thực hiện.
Việc áp dụng phương pháp ưu tiên nhiệm vụ sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, giảm stress, tăng năng suất và đạt được mục tiêu đã đề ra. Hãy thử áp dụng một trong các phương pháp trên và tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn!
http://vhntdaklak.edu.vn/index.php?language=vi&nv=statistics&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtdHBoY20ub3JnLw==