Khi nhận được chỉ thị công việc không rõ ràng, bạn cần chủ động xử lý để tránh lãng phí thời gian, công sức và đảm bảo kết quả công việc đạt yêu cầu. Dưới đây là mô tả chi tiết về nguyên nhân và cách khắc phục:
I. NGUYÊN NHÂN NHẬN CHỈ THỊ CÔNG VIỆC KHÔNG RÕ RÀNG:
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc chỉ thị công việc không rõ ràng, có thể xuất phát từ phía người giao việc, người nhận việc hoặc do sự thiếu sót trong quá trình giao tiếp.
Từ phía người giao việc:
Thiếu thông tin:
Người giao việc có thể không cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về mục tiêu, phạm vi, yêu cầu, nguồn lực, thời hạn, hoặc các tiêu chí đánh giá công việc.
Không diễn đạt rõ ràng:
Người giao việc có thể sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, thuật ngữ chuyên môn khó hiểu, hoặc diễn đạt ý tưởng một cách lan man, thiếu mạch lạc.
Giả định kiến thức:
Người giao việc có thể giả định rằng người nhận việc đã có sẵn kiến thức hoặc kinh nghiệm nhất định về công việc, dẫn đến việc bỏ qua các thông tin cơ bản.
Không có thời gian:
Do áp lực công việc, người giao việc có thể vội vàng giao việc mà không dành đủ thời gian để giải thích cặn kẽ.
Thay đổi ưu tiên:
Các ưu tiên của công việc có thể thay đổi mà không được thông báo kịp thời, khiến chỉ thị ban đầu trở nên không còn phù hợp.
Không hiểu rõ về công việc:
Người giao việc có thể không hiểu rõ về tính chất phức tạp của công việc, dẫn đến việc đưa ra chỉ thị không khả thi hoặc không phù hợp.
Từ phía người nhận việc:
Ngại hỏi:
Người nhận việc có thể ngại đặt câu hỏi vì sợ bị đánh giá là thiếu năng lực, hoặc không muốn làm phiền người giao việc.
Chủ quan:
Người nhận việc có thể chủ quan cho rằng mình đã hiểu rõ công việc, dẫn đến việc bỏ qua các chi tiết quan trọng.
Thiếu tập trung:
Người nhận việc có thể không tập trung lắng nghe khi nhận chỉ thị, dẫn đến việc bỏ sót thông tin.
Không ghi chép đầy đủ:
Người nhận việc không ghi chép đầy đủ các thông tin quan trọng, dẫn đến việc quên hoặc hiểu sai.
Từ phía quy trình giao tiếp:
Giao tiếp một chiều:
Chỉ thị được giao một cách một chiều, không có cơ hội để người nhận việc đặt câu hỏi hoặc phản hồi.
Sử dụng kênh giao tiếp không phù hợp:
Ví dụ, giao việc qua tin nhắn ngắn gọn cho một công việc phức tạp.
Thiếu phản hồi:
Không có cơ chế phản hồi hoặc cập nhật tiến độ công việc, dẫn đến việc sai lệch so với yêu cầu ban đầu.
II. CÁCH KHẮC PHỤC:
Khi nhận được chỉ thị công việc không rõ ràng, hãy thực hiện các bước sau để làm rõ thông tin và đảm bảo bạn hiểu đúng yêu cầu:
1.
Lắng nghe cẩn thận và ghi chép:
Tập trung lắng nghe toàn bộ chỉ thị.
Ghi chép lại các thông tin quan trọng, bao gồm mục tiêu, phạm vi, yêu cầu, thời hạn, nguồn lực, và các tiêu chí đánh giá.
Nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ ràng, hãy đánh dấu lại để hỏi sau.
2.
Đặt câu hỏi làm rõ:
Không ngại hỏi:
Đừng sợ bị đánh giá là thiếu năng lực. Việc đặt câu hỏi làm rõ là thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm.
Hỏi cụ thể:
Đặt câu hỏi cụ thể để làm rõ các điểm chưa rõ ràng. Ví dụ:
“Mục tiêu chính của công việc này là gì?”
“Phạm vi công việc bao gồm những gì?”
“Yêu cầu cụ thể về chất lượng của sản phẩm/báo cáo là gì?”
“Thời hạn hoàn thành công việc là khi nào?”
“Tôi có thể sử dụng những nguồn lực nào để hoàn thành công việc này?”
“Tiêu chí đánh giá công việc này là gì?”
Yêu cầu ví dụ:
Nếu có thể, hãy yêu cầu người giao việc cung cấp ví dụ về sản phẩm/kết quả mong muốn.
Xác nhận lại:
Sau khi đặt câu hỏi, hãy tóm tắt lại những gì bạn đã hiểu để đảm bảo rằng bạn và người giao việc có cùng một cách hiểu về công việc. Ví dụ: “Vậy, theo như tôi hiểu, công việc này là [tóm tắt công việc], với mục tiêu là [mục tiêu công việc], và cần hoàn thành trước [thời hạn]. Đúng không ạ?”
3.
Yêu cầu tài liệu hỗ trợ:
Nếu có tài liệu liên quan đến công việc (ví dụ: hướng dẫn, quy trình, tài liệu tham khảo), hãy yêu cầu người giao việc cung cấp để bạn có thể tham khảo.
4.
Đề xuất giải pháp:
Nếu bạn có ý tưởng hoặc đề xuất để làm rõ hoặc cải thiện chỉ thị công việc, hãy mạnh dạn chia sẻ với người giao việc.
Ví dụ: “Tôi nghĩ rằng việc chia công việc này thành các giai đoạn nhỏ hơn sẽ giúp chúng ta dễ dàng theo dõi tiến độ hơn. Anh/Chị thấy sao?”
5.
Xác nhận bằng văn bản:
Nếu công việc quan trọng hoặc phức tạp, hãy yêu cầu xác nhận lại chỉ thị công việc bằng văn bản (ví dụ: email). Điều này giúp tránh hiểu lầm và có bằng chứng để tham khảo sau này.
6.
Chủ động cập nhật tiến độ:
Trong quá trình thực hiện công việc, hãy chủ động cập nhật tiến độ cho người giao việc.
Nếu gặp bất kỳ khó khăn hoặc thay đổi nào, hãy thông báo ngay để được hỗ trợ kịp thời.
Ví dụ:
Bạn nhận được chỉ thị: “Làm cho tôi cái báo cáo về thị trường đi.”
Thay vì im lặng và bắt đầu làm, hãy hỏi:
“Dạ, báo cáo về thị trường nào ạ? Thị trường trong nước hay quốc tế?”
“Mục đích của báo cáo này là gì ạ? Để đánh giá tiềm năng thị trường, hay để phân tích đối thủ cạnh tranh?”
“Anh/Chị có yêu cầu cụ thể nào về nội dung, định dạng, hoặc nguồn dữ liệu của báo cáo không ạ?”
“Thời hạn nộp báo cáo là khi nào ạ?”
III. KẾT LUẬN:
Việc chủ động làm rõ chỉ thị công việc là rất quan trọng để đảm bảo bạn hiểu đúng yêu cầu và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Đừng ngại hỏi, hãy chủ động giao tiếp và luôn cập nhật tiến độ công việc để đạt được kết quả tốt nhất.
https://ththoson.edu.vn/index.php?language=vi&nv=news&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtdHBoY20ub3JnLw==