Chào bạn,
Việc sắp xếp công việc hàng ngày là một kỹ năng quan trọng giúp tăng năng suất, giảm căng thẳng và đạt được mục tiêu. Dưới đây là cách tôi thường sắp xếp công việc hàng ngày, cùng với những nguyên nhân gây khó khăn và cách khắc phục chi tiết:
I. Quy trình sắp xếp công việc hàng ngày:
1.
Tổng kết và đánh giá ngày hôm trước (10 phút):
Mục đích:
Nhìn lại những gì đã hoàn thành, chưa hoàn thành, và lý do.
Xác định những công việc cần ưu tiên chuyển sang ngày hôm nay.
Cách thực hiện:
Xem lại danh sách công việc của ngày hôm trước.
Đánh dấu những công việc đã hoàn thành.
Ghi chú lý do những công việc chưa hoàn thành (ví dụ: thiếu thông tin, gặp vấn đề kỹ thuật, mất tập trung).
2.
Lập danh sách công việc cho ngày hôm nay (15 phút):
Mục đích:
Tập hợp tất cả các công việc cần làm trong ngày vào một nơi.
Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ việc gì.
Cách thực hiện:
Ghi lại tất cả các công việc cần làm, bao gồm:
Công việc từ ngày hôm trước chưa hoàn thành.
Công việc mới phát sinh.
Các cuộc họp, sự kiện.
Thời gian dành cho các hoạt động cá nhân (ăn trưa, nghỉ ngơi).
Sử dụng công cụ:
Sổ tay, giấy nhớ.
Ứng dụng quản lý công việc (Todoist, Google Tasks, Microsoft To Do).
Bảng trắng, bảng Kanban.
3.
Ưu tiên công việc (10 phút):
Mục đích:
Tập trung vào những công việc quan trọng nhất trước.
Đảm bảo sử dụng thời gian và năng lượng hiệu quả.
Cách thực hiện:
Sử dụng ma trận Eisenhower (Urgent/Important):
Quan trọng và Khẩn cấp:
Làm ngay lập tức (ví dụ: giải quyết khủng hoảng, xử lý sự cố).
Quan trọng nhưng Không khẩn cấp:
Lên lịch để thực hiện (ví dụ: lập kế hoạch, xây dựng mối quan hệ).
Khẩn cấp nhưng Không quan trọng:
Ủy thác cho người khác hoặc loại bỏ (ví dụ: một số cuộc họp, email).
Không khẩn cấp và Không quan trọng:
Loại bỏ (ví dụ: lướt mạng xã hội vô mục đích).
Xác định thời hạn (Deadline):
Ưu tiên những công việc có thời hạn gần.
Đánh giá tác động:
Ưu tiên những công việc có tác động lớn đến mục tiêu chung.
4.
Phân bổ thời gian (10 phút):
Mục đích:
Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi công việc.
Đảm bảo có đủ thời gian để hoàn thành tất cả các công việc quan trọng.
Cách thực hiện:
Chia nhỏ công việc:
Chia các công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Ước tính thời gian thực tế:
Thường thì chúng ta ước tính thời gian cần thiết ít hơn thực tế, hãy cộng thêm một chút thời gian dự phòng.
Sử dụng kỹ thuật Pomodoro:
Làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút.
5.
Thực hiện và theo dõi (trong suốt cả ngày):
Mục đích:
Tập trung vào công việc đã lên kế hoạch.
Theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Cách thực hiện:
Loại bỏ sự xao nhãng:
Tắt thông báo, tìm một nơi yên tĩnh để làm việc.
Tập trung vào một việc tại một thời điểm:
Tránh làm nhiều việc cùng lúc.
Ghi lại thời gian thực tế:
Theo dõi thời gian bạn thực sự dành cho mỗi công việc để cải thiện khả năng ước tính thời gian trong tương lai.
Điều chỉnh kế hoạch:
Nếu có việc phát sinh hoặc thời gian ước tính không chính xác, hãy điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
6.
Đánh giá cuối ngày (10 phút):
Mục đích:
Xem lại những gì đã hoàn thành và chưa hoàn thành.
Rút ra bài học kinh nghiệm để cải thiện quy trình làm việc.
Cách thực hiện:
Xem lại danh sách công việc của ngày hôm nay.
Đánh dấu những công việc đã hoàn thành.
Ghi chú lý do những công việc chưa hoàn thành.
Lên kế hoạch cho ngày hôm sau.
II. Nguyên nhân gây khó khăn và cách khắc phục:
| Nguyên nhân | Chi tiết | Cách khắc phục |
| :—————————————– | :—————————————————————————————————————————————- | :————————————————————————————————————————————————————————————————————- |
|
1. Không có kế hoạch rõ ràng
| Không biết mình cần làm gì, dẫn đến mất phương hướng và lãng phí thời gian. | – Dành thời gian lập kế hoạch hàng ngày/tuần. |
| | | – Sử dụng các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch (sổ tay, ứng dụng). |
|
2. Ưu tiên công việc sai
| Tập trung vào những việc không quan trọng, bỏ lỡ những việc quan trọng. | – Sử dụng ma trận Eisenhower để ưu tiên công việc. |
| | | – Xác định rõ mục tiêu và tập trung vào những công việc giúp đạt được mục tiêu đó. |
|
3. Xao nhãng
| Mất tập trung do thông báo, mạng xã hội, đồng nghiệp, v.v. | – Tắt thông báo khi làm việc. |
| | | – Tìm một nơi yên tĩnh để làm việc. |
| | | – Sử dụng ứng dụng chặn website/ứng dụng gây xao nhãng. |
|
4. Trì hoãn
| Cảm thấy chán nản, khó khăn khi bắt đầu công việc. | – Chia nhỏ công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn. |
| | | – Bắt đầu với công việc dễ dàng nhất. |
| | | – Tự thưởng cho bản thân sau khi hoàn thành công việc. |
|
5. Ước tính thời gian sai
| Ước tính thời gian cần thiết cho công việc không chính xác, dẫn đến không hoàn thành công việc đúng thời hạn. | – Ghi lại thời gian thực tế bạn dành cho mỗi công việc để cải thiện khả năng ước tính thời gian. |
| | | – Thêm thời gian dự phòng vào ước tính thời gian. |
|
6. Quá tải
| Cố gắng làm quá nhiều việc trong một ngày, dẫn đến căng thẳng và giảm năng suất. | – Học cách nói “không” với những yêu cầu không cần thiết. |
| | | – Ủy thác công việc cho người khác khi có thể. |
|
7. Thiếu nghỉ ngơi
| Không dành thời gian cho nghỉ ngơi, dẫn đến mệt mỏi và giảm tập trung. | – Lên lịch nghỉ ngơi ngắn sau mỗi 25-50 phút làm việc (kỹ thuật Pomodoro). |
| | | – Đảm bảo ngủ đủ giấc. |
|
8. Hoàn hảo chủ nghĩa
| Cố gắng làm mọi thứ một cách hoàn hảo, dẫn đến mất nhiều thời gian và căng thẳng. | – Chấp nhận rằng không có gì là hoàn hảo. |
| | | – Tập trung vào việc hoàn thành công việc thay vì làm cho nó hoàn hảo. |
|
9. Mất kiểm soát email/tin nhắn
| Liên tục kiểm tra email/tin nhắn, dẫn đến mất tập trung và lãng phí thời gian. | – Lên lịch thời gian cố định để kiểm tra email/tin nhắn. |
| | | – Tắt thông báo email/tin nhắn khi đang làm việc. |
III. Lưu ý quan trọng:
Linh hoạt:
Kế hoạch chỉ là một hướng dẫn, hãy linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết.
Kiên trì:
Không phải lúc nào bạn cũng có thể tuân thủ kế hoạch một cách hoàn hảo, đừng nản lòng, hãy tiếp tục cố gắng.
Tìm hiểu bản thân:
Mỗi người có một cách làm việc khác nhau, hãy tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn.
Sử dụng công cụ:
Có rất nhiều công cụ hỗ trợ quản lý công việc, hãy chọn những công cụ phù hợp với bạn.
Tự đánh giá và cải thiện:
Thường xuyên đánh giá hiệu quả làm việc của bạn và tìm cách cải thiện.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn sắp xếp công việc hàng ngày hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!
http://c3thachban.edu.vn/index.php?language=vi&nv=statistics&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtdHBoY20ub3JnLw==