Xử lý công việc bị gián đoạn: Nguyên nhân và cách khắc phục
Công việc bị gián đoạn là một vấn đề phổ biến gây ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất, hiệu quả và thậm chí cả sự hài lòng trong công việc. Việc hiểu rõ nguyên nhân và áp dụng các biện pháp khắc phục phù hợp là chìa khóa để giảm thiểu tối đa tình trạng này.
A. Nguyên nhân gây gián đoạn công việc:
Có rất nhiều yếu tố có thể gây gián đoạn công việc, chúng có thể được phân loại thành các nhóm chính sau:
1. Gián đoạn từ bên ngoài:
Thông báo và tin nhắn liên tục:
Nguyên nhân:
Thông báo email, tin nhắn từ mạng xã hội, ứng dụng trò chuyện công việc (Slack, Microsoft Teams…), thông báo trên điện thoại… xuất hiện liên tục, thu hút sự chú ý và khiến bạn mất tập trung vào công việc hiện tại.
Mô tả chi tiết:
Mỗi lần nhận thông báo, bạn có xu hướng kiểm tra ngay lập tức, dù nội dung có quan trọng hay không. Việc này phá vỡ dòng suy nghĩ, làm giảm khả năng tập trung và khiến bạn mất thời gian để lấy lại nhịp độ làm việc.
Yêu cầu hoặc câu hỏi bất ngờ từ đồng nghiệp/khách hàng:
Nguyên nhân:
Đồng nghiệp hoặc khách hàng bất ngờ tìm đến bạn để hỏi thông tin, xin ý kiến hoặc yêu cầu giúp đỡ.
Mô tả chi tiết:
Những yêu cầu này thường không được lên kế hoạch trước, đòi hỏi bạn phải tạm dừng công việc hiện tại để trả lời hoặc giải quyết vấn đề của họ.
Cuộc họp đột xuất hoặc kéo dài:
Nguyên nhân:
Cuộc họp được triệu tập vào phút chót hoặc kéo dài hơn dự kiến, làm gián đoạn lịch trình làm việc của bạn.
Mô tả chi tiết:
Việc tham gia cuộc họp đòi hỏi bạn phải tạm dừng công việc, chuẩn bị tài liệu hoặc thông tin liên quan. Sau khi kết thúc, bạn cần thời gian để quay lại và tiếp tục công việc đang dang dở.
Tiếng ồn và môi trường làm việc:
Nguyên nhân:
Tiếng ồn từ văn phòng, tiếng chuông điện thoại, tiếng nói chuyện ồn ào hoặc môi trường làm việc không thoải mái (ánh sáng yếu, nhiệt độ không phù hợp…)
Mô tả chi tiết:
Tiếng ồn và môi trường làm việc không tốt gây khó khăn cho việc tập trung, dễ làm bạn cảm thấy khó chịu và muốn tạm dừng công việc.
Sự cố kỹ thuật:
Nguyên nhân:
Lỗi phần mềm, sự cố mạng, máy tính bị treo, máy in không hoạt động…
Mô tả chi tiết:
Những sự cố này khiến bạn không thể tiếp tục công việc cho đến khi vấn đề được giải quyết, gây lãng phí thời gian và làm gián đoạn quy trình làm việc.
2. Gián đoạn từ bên trong:
Mất tập trung, dễ bị phân tâm:
Nguyên nhân:
Do căng thẳng, mệt mỏi, thiếu ngủ, đói bụng hoặc do tính cách dễ bị phân tâm.
Mô tả chi tiết:
Khi không tập trung, bạn dễ bị thu hút bởi những suy nghĩ lan man, những điều thú vị xung quanh hoặc đơn giản là cảm thấy chán nản và muốn tạm dừng công việc.
Thiếu kế hoạch và tổ chức:
Nguyên nhân:
Không có kế hoạch làm việc rõ ràng, không biết ưu tiên công việc nào trước, không quản lý thời gian hiệu quả.
Mô tả chi tiết:
Khi không có kế hoạch, bạn dễ bị lạc lối trong công việc, không biết bắt đầu từ đâu, dẫn đến việc nhảy từ việc này sang việc khác mà không hoàn thành việc gì.
Đa nhiệm (Multitasking) quá nhiều:
Nguyên nhân:
Cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc để tiết kiệm thời gian.
Mô tả chi tiết:
Thực tế, đa nhiệm làm giảm hiệu suất làm việc, khiến bạn mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc và dễ mắc lỗi hơn.
Hoàn hảo chủ nghĩa (Perfectionism):
Nguyên nhân:
Mong muốn mọi thứ phải hoàn hảo, chỉnh sửa quá nhiều, sợ sai sót.
Mô tả chi tiết:
Việc tập trung quá nhiều vào chi tiết nhỏ nhặt khiến bạn mất thời gian, không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn và dễ bị căng thẳng.
B. Cách khắc phục tình trạng gián đoạn công việc:
1. Kiểm soát các yếu tố bên ngoài:
Quản lý thông báo:
Tắt thông báo không cần thiết:
Tắt thông báo từ các ứng dụng không liên quan đến công việc.
Thiết lập thời gian kiểm tra email/tin nhắn cố định:
Ví dụ, kiểm tra email 2-3 lần một ngày thay vì liên tục.
Sử dụng chế độ “Do Not Disturb” (Không làm phiền):
Kích hoạt chế độ này khi cần tập trung cao độ.
Giao tiếp rõ ràng với đồng nghiệp:
Đặt ra ranh giới thời gian:
Thông báo cho đồng nghiệp biết khi nào bạn bận và không thể bị làm phiền.
Khuyến khích đồng nghiệp sử dụng email/tin nhắn:
Thay vì tìm đến bạn trực tiếp, hãy khuyến khích họ gửi email hoặc tin nhắn để bạn có thể trả lời sau.
Tham gia cuộc họp hiệu quả:
Chỉ tham gia các cuộc họp cần thiết:
Từ chối tham gia các cuộc họp không liên quan đến công việc của bạn.
Chuẩn bị trước:
Chuẩn bị sẵn tài liệu, thông tin cần thiết để cuộc họp diễn ra hiệu quả.
Đề xuất giới hạn thời gian:
Đề xuất giới hạn thời gian cho cuộc họp để đảm bảo không kéo dài quá lâu.
Tạo môi trường làm việc thoải mái:
Sử dụng tai nghe chống ồn:
Giúp loại bỏ tiếng ồn xung quanh.
Điều chỉnh ánh sáng và nhiệt độ:
Tạo môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu.
Sử dụng cây xanh:
Mang lại cảm giác thư giãn và giảm căng thẳng.
Xử lý sự cố kỹ thuật:
Có kế hoạch dự phòng:
Luôn có sẵn các phương án dự phòng cho các sự cố kỹ thuật.
Liên hệ với bộ phận IT:
Báo cáo sự cố cho bộ phận IT để được hỗ trợ kịp thời.
2. Kiểm soát các yếu tố bên trong:
Cải thiện sự tập trung:
Ngủ đủ giấc:
Đảm bảo ngủ đủ 7-8 tiếng mỗi đêm.
Tập thể dục thường xuyên:
Giúp giảm căng thẳng và cải thiện sự tập trung.
Thiền định:
Giúp bạn tĩnh tâm và tập trung hơn.
Áp dụng kỹ thuật Pomodoro:
Chia công việc thành các khoảng thời gian tập trung ngắn (25 phút) xen kẽ với các khoảng thời gian nghỉ ngắn (5 phút).
Lập kế hoạch và tổ chức công việc:
Sử dụng các công cụ quản lý công việc:
Trello, Asana, Todoist…
Lập danh sách các công việc cần làm:
Chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Ưu tiên công việc:
Sử dụng ma trận Eisenhower (Urgent/Important) để xác định các công việc quan trọng và khẩn cấp.
Đặt thời hạn cho từng công việc:
Giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Tránh đa nhiệm:
Tập trung vào một công việc tại một thời điểm:
Hoàn thành một công việc trước khi bắt đầu công việc khác.
Chia nhỏ các công việc phức tạp:
Thay vì cố gắng làm tất cả cùng một lúc, hãy chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn và tập trung vào từng phần.
Vượt qua hoàn hảo chủ nghĩa:
Chấp nhận sai sót:
Hiểu rằng sai sót là một phần của quá trình học hỏi.
Đặt mục tiêu thực tế:
Đừng cố gắng làm mọi thứ hoàn hảo ngay từ đầu.
Tập trung vào việc hoàn thành công việc:
Thay vì tập trung vào chi tiết, hãy tập trung vào việc hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Kết luận:
Gián đoạn công việc là một thách thức lớn, nhưng với sự hiểu biết và nỗ lực áp dụng các biện pháp khắc phục phù hợp, bạn có thể giảm thiểu đáng kể tình trạng này và nâng cao hiệu quả công việc. Quan trọng nhất là phải xác định được nguyên nhân gây gián đoạn, từ đó lựa chọn các giải pháp phù hợp với tình hình cụ thể của bản thân và môi trường làm việc. Chúc bạn thành công!
http://3ss.com.vn/en/index.php?language=vi&nv=news&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtdHBoY20ub3JnLw==