Đối phó với phàn nàn nhỏ từ đồng nghiệp?

I. NGUYÊN NHÂN CỦA NHỮNG LỜI PHÀN NÀN NHỎ TỪ ĐỒNG NGHIỆP

Những lời phàn nàn nhỏ (hay còn gọi là “than vãn lặt vặt”) có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp bạn lựa chọn cách ứng xử phù hợp và hiệu quả hơn.

1. Sự Bất Mãn Tích Tụ:

Mô tả:

Những vấn đề nhỏ nhặt, nếu không được giải quyết kịp thời, có thể tích tụ lại và trở thành nguồn gốc của sự bực bội, khó chịu. Đồng nghiệp có thể phàn nàn về những điều nhỏ nhặt như một cách để thể hiện sự bất mãn chung.

Ví dụ:

Một đồng nghiệp liên tục phải nhận những công việc mà họ không thích làm, hoặc cảm thấy không được công nhận xứng đáng.

2. Áp Lực và Căng Thẳng:

Mô tả:

Khi phải đối mặt với áp lực công việc, thời hạn gấp rút, hoặc các vấn đề cá nhân, mọi người có xu hướng trở nên nhạy cảm và dễ cáu kỉnh hơn. Những lời phàn nàn nhỏ có thể là một cách để giải tỏa căng thẳng.

Ví dụ:

Một dự án đang đến gần hạn chót, hoặc một đồng nghiệp đang gặp khó khăn trong cuộc sống cá nhân.

3. Thiếu Giao Tiếp và Hiểu Lầm:

Mô tả:

Sự thiếu giao tiếp rõ ràng, thông tin không đầy đủ, hoặc hiểu lầm có thể dẫn đến những phàn nàn không đáng có.

Ví dụ:

Một đồng nghiệp không hiểu rõ về quy trình làm việc mới, hoặc hiểu sai ý của một email.

4. Tính Cách Cá Nhân:

Mô tả:

Một số người có xu hướng tập trung vào những điều tiêu cực hơn là tích cực, hoặc có thói quen phàn nàn để thu hút sự chú ý.

Ví dụ:

Một đồng nghiệp luôn tìm thấy lỗi trong mọi việc, hoặc thích kể lể về những khó khăn của mình.

5. Môi Trường Làm Việc Độc Hại:

Mô tả:

Trong một môi trường làm việc cạnh tranh, thiếu sự hỗ trợ, hoặc có những xung đột ngấm ngầm, mọi người có thể sử dụng những lời phàn nàn nhỏ như một cách để thể hiện sự bất mãn hoặc gây áp lực lên người khác.

Ví dụ:

Một đồng nghiệp cảm thấy bị cô lập trong nhóm, hoặc bị đối xử bất công.

6. Cảm Thấy Không Được Lắng Nghe:

Mô tả:

Đôi khi, phàn nàn là một cách để mọi người cảm thấy rằng họ đang được lắng nghe và quan tâm.

Ví dụ:

Một đồng nghiệp có một ý tưởng hoặc đề xuất nhưng cảm thấy không được đồng nghiệp hoặc quản lý xem trọng.

II. CÁCH KHẮC PHỤC VÀ ỨNG XỬ VỚI NHỮNG LỜI PHÀN NÀN NHỎ

Dưới đây là một số cách bạn có thể áp dụng để đối phó với những lời phàn nàn nhỏ từ đồng nghiệp một cách hiệu quả:

1. Lắng Nghe Một Cách Thấu Cảm:

Mô tả:

Dừng lại công việc bạn đang làm, nhìn vào đồng nghiệp, và thực sự lắng nghe những gì họ nói. Thể hiện sự quan tâm bằng cách gật đầu, đưa ra những câu hỏi làm rõ, và tóm tắt lại những gì bạn nghe được để đảm bảo bạn hiểu đúng vấn đề.

Ví dụ:

“Mình hiểu là bạn đang cảm thấy khó chịu vì…”
“Có vẻ như bạn đang gặp khó khăn với…”

Lưu ý:

Đừng ngắt lời, phán xét, hoặc cố gắng đưa ra giải pháp ngay lập tức. Mục tiêu là để đồng nghiệp cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu.

2. Thể Hiện Sự Đồng Cảm (nếu phù hợp):

Mô tả:

Nếu bạn thực sự hiểu và đồng cảm với những gì đồng nghiệp đang trải qua, hãy thể hiện điều đó một cách chân thành.

Ví dụ:

“Mình hiểu cảm giác của bạn. Mình cũng đã từng trải qua điều tương tự.”
“Nghe có vẻ rất khó khăn. Mình rất tiếc khi bạn phải đối mặt với điều này.”

Lưu ý:

Tránh nói những câu sáo rỗng hoặc giả tạo. Sự đồng cảm phải xuất phát từ sự chân thành.

3. Đặt Câu Hỏi Để Tìm Hiểu Rõ Hơn:

Mô tả:

Đặt những câu hỏi mở để khuyến khích đồng nghiệp chia sẻ thêm thông tin về vấn đề của họ. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về nguyên nhân gốc rễ của sự phàn nàn và tìm ra giải pháp phù hợp.

Ví dụ:

“Điều gì khiến bạn cảm thấy khó chịu nhất về việc này?”
“Bạn đã thử những cách nào để giải quyết vấn đề này rồi?”
“Bạn mong muốn điều gì sẽ xảy ra?”

4. Đề Nghị Giúp Đỡ (nếu có thể):

Mô tả:

Nếu bạn có khả năng giúp đỡ đồng nghiệp giải quyết vấn đề của họ, hãy đề nghị một cách cụ thể.

Ví dụ:

“Mình có thể giúp bạn xem lại báo cáo này được không?”
“Mình có kinh nghiệm với phần mềm đó, mình có thể hướng dẫn bạn.”
“Hay là chúng ta cùng trao đổi với quản lý về vấn đề này?”

Lưu ý:

Đừng hứa những điều bạn không thể thực hiện. Hãy đưa ra những đề nghị thực tế và phù hợp với khả năng của bạn.

5. Chuyển Hướng Cuộc Trò Chuyện (nếu cần thiết):

Mô tả:

Nếu cuộc trò chuyện trở nên quá tiêu cực hoặc kéo dài quá lâu, hãy nhẹ nhàng chuyển hướng sang một chủ đề khác.

Ví dụ:

“Mình hiểu những gì bạn đang nói. Mà này, bạn đã xem bộ phim X chưa?”
“Mình nghĩ chúng ta nên tập trung vào việc hoàn thành báo cáo này trước. Sau đó, chúng ta có thể quay lại thảo luận vấn đề này sau.”

Lưu ý:

Chuyển hướng cuộc trò chuyện một cách tế nhị và tôn trọng. Đừng làm cho đồng nghiệp cảm thấy bạn đang phớt lờ họ.

6. Đặt Ra Ranh Giới:

Mô tả:

Nếu một đồng nghiệp liên tục phàn nàn về những điều nhỏ nhặt và làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn, hãy đặt ra ranh giới một cách lịch sự nhưng dứt khoát.

Ví dụ:

“Mình hiểu là bạn đang gặp khó khăn, nhưng mình cần tập trung vào công việc của mình. Chúng ta có thể nói chuyện này sau được không?”
“Mình rất sẵn lòng lắng nghe bạn, nhưng mình không thể dành quá nhiều thời gian cho việc này.”

Lưu ý:

Hãy nhất quán với ranh giới bạn đã đặt ra. Đừng để đồng nghiệp vượt qua ranh giới đó.

7. Khuyến Khích Giải Quyết Vấn Đề:

Mô tả:

Thay vì chỉ tập trung vào việc phàn nàn, hãy khuyến khích đồng nghiệp tìm kiếm giải pháp cho vấn đề của họ.

Ví dụ:

“Bạn nghĩ chúng ta có thể làm gì để cải thiện tình hình này?”
“Bạn có ý tưởng nào để giải quyết vấn đề này không?”

Lưu ý:

Hãy tạo ra một môi trường an toàn để mọi người có thể chia sẻ ý tưởng và đề xuất giải pháp một cách cởi mở.

8. Báo Cáo Với Quản Lý (nếu cần thiết):

Mô tả:

Nếu những lời phàn nàn nhỏ trở nên nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cả nhóm, hoặc có dấu hiệu của hành vi quấy rối, hãy báo cáo với quản lý hoặc bộ phận nhân sự.

Lưu ý:

Hãy thu thập bằng chứng cụ thể (ví dụ: email, tin nhắn) để hỗ trợ cho báo cáo của bạn.

9. Chăm Sóc Bản Thân:

Mô tả:

Việc liên tục phải đối phó với những lời phàn nàn nhỏ có thể gây căng thẳng và mệt mỏi. Hãy dành thời gian để chăm sóc bản thân, thư giãn, và nạp lại năng lượng.

Ví dụ:

Tập thể dục, thiền, nghe nhạc, đọc sách, hoặc dành thời gian cho gia đình và bạn bè.

10. Xây Dựng Mối Quan Hệ Tốt Đẹp:

Mô tả:

Dành thời gian để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp. Khi có một mối quan hệ tin tưởng và tôn trọng, mọi người sẽ có xu hướng cởi mở và hợp tác hơn trong việc giải quyết vấn đề.

Ví dụ:

Ăn trưa cùng nhau, tham gia các hoạt động ngoại khóa của công ty, hoặc đơn giản là hỏi thăm nhau về cuộc sống cá nhân.

III. VÍ DỤ CỤ THỂ

Tình huống:

Đồng nghiệp A liên tục phàn nàn về việc phòng làm việc quá lạnh.

Cách ứng xử:

1.

Lắng nghe:

“Mình hiểu là bạn đang cảm thấy lạnh. Nghe có vẻ khó chịu thật.”
2.

Đặt câu hỏi:

“Bạn đã thử mặc thêm áo ấm chưa? Hay là bạn có muốn mình hỏi quản lý về việc điều chỉnh nhiệt độ không?”
3.

Đề nghị giúp đỡ:

“Mình có một chiếc áo khoác dự phòng ở đây, bạn có muốn mượn không?”
4.

Khuyến khích giải quyết vấn đề:

“Hay là chúng ta cùng tìm cách để cải thiện tình hình này. Bạn có ý tưởng gì không?”

Lưu ý:

Nếu đồng nghiệp A tiếp tục phàn nàn mặc dù bạn đã cố gắng giúp đỡ, hãy nhẹ nhàng đặt ra ranh giới: “Mình rất tiếc khi bạn vẫn cảm thấy lạnh, nhưng mình cần tập trung vào công việc của mình. Bạn có thể thử nói chuyện với quản lý về vấn đề này.”

KẾT LUẬN

Đối phó với những lời phàn nàn nhỏ từ đồng nghiệp đòi hỏi sự kiên nhẫn, thấu hiểu, và kỹ năng giao tiếp tốt. Bằng cách lắng nghe, đồng cảm, đề nghị giúp đỡ, và đặt ra ranh giới khi cần thiết, bạn có thể xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả hơn cho tất cả mọi người. Quan trọng nhất là hãy luôn giữ thái độ tôn trọng và chuyên nghiệp trong mọi tình huống.https://vanban.huaf.edu.vn/index.php?language=vi&nv=archives&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtdHBoY20ub3JnLw==