Quản lý email hiệu quả?

I. Nguyên Nhân Quản Lý Email Kém Hiệu Quả

1.

Hộp thư đến quá tải:

Nguyên nhân:

Nhận quá nhiều email không cần thiết:

Đăng ký nhận bản tin, thông báo từ các trang web/dịch vụ mà bạn không thực sự quan tâm.

Sử dụng email làm danh sách việc cần làm:

Thay vì sử dụng các công cụ quản lý tác vụ chuyên dụng, bạn để email “treo” trong hộp thư đến như một lời nhắc.

Không xử lý email kịp thời:

Để email tích tụ theo thời gian, dẫn đến tình trạng quá tải.

Tham gia vào quá nhiều chuỗi email:

CC hoặc Reply All vào các email không liên quan trực tiếp đến bạn.

Hậu quả:

Mất thời gian tìm kiếm email quan trọng:

Khó tìm thấy thông tin cần thiết trong “biển” email.

Bỏ lỡ thông tin quan trọng:

Email quan trọng bị “chìm” giữa các email khác.

Cảm thấy choáng ngợp và căng thẳng:

Nhìn vào hộp thư đến đầy ắp email có thể gây ra cảm giác lo lắng và áp lực.

Giảm năng suất:

Tốn thời gian và năng lượng để xử lý email, ảnh hưởng đến các công việc khác.

2.

Không có quy trình xử lý email:

Nguyên nhân:

Xử lý email một cách ngẫu nhiên:

Không có hệ thống hoặc quy tắc rõ ràng để xử lý email.

Đọc email nhiều lần:

Mở một email, đọc lướt qua rồi để đó, sau đó lại mở ra đọc lại sau.

Không có thư mục hoặc nhãn để sắp xếp email:

Tất cả email đều nằm trong hộp thư đến, không có sự phân loại.

Hậu quả:

Mất thời gian:

Tốn thời gian để đọc đi đọc lại các email.

Thiếu nhất quán:

Không biết email nào cần được ưu tiên xử lý trước.

Khó theo dõi:

Khó theo dõi tiến độ xử lý email.

3.

Sử dụng email không phù hợp:

Nguyên nhân:

Sử dụng email cho các cuộc trò chuyện nhanh:

Thay vì sử dụng các ứng dụng nhắn tin tức thời.

Sử dụng email cho các công việc cần cộng tác:

Thay vì sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến.

Gửi email dài dòng, thiếu trọng tâm:

Không truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và súc tích.

Hậu quả:

Gây gián đoạn:

Email có thể gây gián đoạn cho người nhận khi họ đang tập trung vào công việc khác.

Mất thời gian:

Đọc và trả lời email dài dòng tốn nhiều thời gian hơn.

Hiểu lầm:

Thông điệp không rõ ràng có thể dẫn đến hiểu lầm.

4.

Không tận dụng các tính năng của email:

Nguyên nhân:

Không sử dụng bộ lọc email:

Để tự động sắp xếp email vào các thư mục khác nhau.

Không sử dụng tính năng tìm kiếm:

Mất thời gian tìm kiếm email thủ công.

Không sử dụng chữ ký email:

Phải gõ thông tin liên hệ mỗi khi gửi email.

Không sử dụng trả lời tự động:

Không thông báo cho người gửi khi bạn đang đi vắng.

Hậu quả:

Tốn thời gian:

Mất thời gian cho các tác vụ thủ công.

Bỏ lỡ cơ hội:

Không tận dụng được các tính năng giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn.

II. Cách Khắc Phục Quản Lý Email Kém Hiệu Quả

1.

Dọn dẹp hộp thư đến:

Hủy đăng ký nhận email không cần thiết:

Sử dụng tính năng “Unsubscribe” hoặc “Báo cáo spam”.

Xóa email cũ:

Xóa các email không còn giá trị, email quảng cáo, email rác.

Lưu trữ email quan trọng:

Lưu trữ các email cần thiết vào các thư mục hoặc sử dụng tính năng Archive.

Đặt mục tiêu “Inbox Zero”:

Cố gắng xử lý tất cả email trong hộp thư đến vào cuối ngày hoặc cuối tuần.

2.

Xây dựng quy trình xử lý email:

Quy tắc 2 phút:

Nếu bạn có thể xử lý một email trong vòng 2 phút (trả lời, chuyển tiếp, xóa), hãy làm ngay lập tức.

4Ds of Email Management:

Delete (Xóa):

Xóa email không cần thiết.

Do (Làm):

Xử lý email ngay lập tức nếu mất ít hơn 2 phút.

Delegate (Ủy thác):

Chuyển tiếp email cho người khác nếu họ có thể xử lý tốt hơn.

Defer (Hoãn lại):

Nếu cần nhiều thời gian hơn, hãy lên lịch để xử lý sau.

Sử dụng hệ thống thư mục hoặc nhãn:

Tạo các thư mục hoặc nhãn để sắp xếp email theo dự án, khách hàng, mức độ ưu tiên, v.v.

Đặt thời gian cụ thể để xử lý email:

Ví dụ, 30 phút vào buổi sáng và 30 phút vào buổi chiều.

Tắt thông báo email:

Để tránh bị gián đoạn khi đang tập trung vào công việc khác.

3.

Sử dụng email một cách thông minh:

Sử dụng các công cụ nhắn tin tức thời:

Cho các cuộc trò chuyện nhanh.

Sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến:

Cho các công việc cần cộng tác.

Viết email ngắn gọn, rõ ràng và có mục đích:

Sử dụng tiêu đề rõ ràng, gạch đầu dòng, và tập trung vào thông điệp chính.

Sử dụng chữ ký email chuyên nghiệp:

Bao gồm thông tin liên hệ của bạn.

4.

Tận dụng các tính năng của email:

Sử dụng bộ lọc email:

Để tự động sắp xếp email vào các thư mục khác nhau.

Sử dụng tính năng tìm kiếm:

Để nhanh chóng tìm thấy email cần thiết.

Sử dụng tính năng trả lời tự động:

Để thông báo cho người gửi khi bạn đang đi vắng.

Sử dụng các phím tắt:

Để thực hiện các tác vụ nhanh hơn.

5.

Thiết lập các quy tắc và ranh giới:

Thông báo thời gian bạn trả lời email:

Để mọi người biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi từ bạn.

Khuyến khích mọi người sử dụng các kênh giao tiếp khác:

Khi email không phải là lựa chọn tốt nhất.

Tự động xóa email sau một thời gian nhất định:

Nếu bạn không cần giữ chúng nữa.

Ví dụ cụ thể:

Vấn đề:

Mỗi ngày nhận quá nhiều email quảng cáo từ các trang web mua sắm.

Giải pháp:

Hủy đăng ký nhận email từ các trang web đó. Nếu không có tùy chọn hủy đăng ký, hãy đánh dấu chúng là spam.

Vấn đề:

Mất nhiều thời gian để tìm kiếm email quan trọng từ khách hàng.

Giải pháp:

Tạo một thư mục riêng cho mỗi khách hàng và sử dụng bộ lọc email để tự động chuyển email từ khách hàng đó vào thư mục tương ứng.

Lời khuyên bổ sung:

Kiên nhẫn:

Việc thay đổi thói quen quản lý email cần có thời gian.

Linh hoạt:

Điều chỉnh các phương pháp này để phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của bạn.

Liên tục cải thiện:

Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh quy trình quản lý email của bạn để đảm bảo nó vẫn hiệu quả.

Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn! Chúc bạn thành công!
http://hpmu.edu.vn/hpmu/index.php?language=vi&nv=news&nvvithemever=m&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtdHBoY20ub3JnLw==