Quản lý hộp thư (tạo folder, rules)?

1. Tạo thư mục (Folder)

Nguyên nhân cần tạo thư mục:

Sắp xếp email:

Hộp thư đến thường xuyên bị quá tải với nhiều loại email khác nhau (công việc, cá nhân, thông báo, quảng cáo…). Tạo thư mục giúp bạn phân loại và sắp xếp chúng một cách logic.

Dễ dàng tìm kiếm:

Khi cần tìm một email cũ, việc tìm trong một thư mục cụ thể sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn so với việc tìm kiếm trong toàn bộ hộp thư đến.

Lưu trữ email:

Bạn có thể tạo thư mục để lưu trữ các email quan trọng, dự án đã hoàn thành, hoặc các thông tin cần thiết khác.

Giảm tải hộp thư đến:

Sau khi xử lý xong email, bạn có thể chuyển chúng vào thư mục phù hợp để giữ cho hộp thư đến luôn gọn gàng.

Cách tạo thư mục (ví dụ trên Gmail):

1.

Đăng nhập Gmail:

Truy cập vào tài khoản Gmail của bạn.
2.

Tìm mục “Nhãn” (Labels):

Ở cột bên trái, bạn sẽ thấy danh sách các nhãn (labels) mặc định như “Hộp thư đến”, “Đã gửi”, “Thư nháp”…
3.

Tạo nhãn mới:

Kéo xuống dưới cùng của danh sách nhãn và nhấp vào “Tạo nhãn mới” (Create new label).
Hoặc, di chuột qua một nhãn hiện có và nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm dọc (⋮), sau đó chọn “Thêm nhãn con” (Add sublabel) nếu bạn muốn tạo thư mục con.
4.

Đặt tên cho thư mục:

Nhập tên thư mục bạn muốn tạo (ví dụ: “Dự án A”, “Hóa đơn”, “Tin tức”).
5.

Chọn tùy chọn (nếu có):

Một số dịch vụ email cho phép bạn chọn màu sắc cho thư mục để dễ dàng nhận biết.
6.

Nhấp “Tạo” (Create):

Hoàn tất việc tạo thư mục.

Vấn đề thường gặp và cách khắc phục:

Không tìm thấy tùy chọn tạo thư mục:

Kiểm tra xem bạn đã đăng nhập đúng tài khoản chưa. Đôi khi, giao diện email có thể khác nhau tùy theo phiên bản hoặc thiết lập.

Không thể đặt tên thư mục:

Đảm bảo tên thư mục không chứa các ký tự đặc biệt không được phép.

Thư mục không hiển thị:

Thử làm mới trình duyệt hoặc kiểm tra cài đặt hiển thị nhãn/thư mục trong phần cài đặt của dịch vụ email.

2. Tạo quy tắc (Rules/Filters)

Nguyên nhân cần tạo quy tắc:

Tự động hóa việc sắp xếp email:

Quy tắc cho phép bạn tự động di chuyển, gắn nhãn, xóa hoặc thực hiện các hành động khác đối với email dựa trên các tiêu chí cụ thể (người gửi, chủ đề, từ khóa…).

Tiết kiệm thời gian:

Thay vì phải xử lý thủ công từng email, quy tắc sẽ tự động thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại.

Tập trung vào email quan trọng:

Bạn có thể thiết lập quy tắc để đánh dấu hoặc ưu tiên các email từ những người gửi quan trọng, giúp bạn không bỏ lỡ chúng.

Chặn thư rác:

Quy tắc có thể giúp bạn tự động chuyển thư rác vào thư mục “Spam” hoặc xóa chúng vĩnh viễn.

Cách tạo quy tắc (ví dụ trên Gmail):

1.

Mở một email:

Mở một email có các đặc điểm mà bạn muốn sử dụng để tạo quy tắc (ví dụ: từ một người gửi cụ thể).
2.

Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm dọc (⋮):

Ở góc trên bên phải của email, nhấp vào biểu tượng này.
3.

Chọn “Lọc thư giống như thế này” (Filter messages like these):

4.

Thiết lập tiêu chí:

Một cửa sổ sẽ hiện ra, cho phép bạn thiết lập các tiêu chí lọc:

Từ (From):

Địa chỉ email của người gửi.

Đến (To):

Địa chỉ email người nhận.

Chủ đề (Subject):

Nội dung của chủ đề email.

Bao gồm các từ (Includes the words):

Các từ khóa cụ thể có trong email.

Không bao gồm (Doesnt have):

Các từ khóa không có trong email.

Có tệp đính kèm (Has attachment):

Lọc các email có tệp đính kèm.
5.

Nhấp “Tạo bộ lọc” (Create filter):

6.

Chọn hành động:

Chọn hành động bạn muốn thực hiện khi email khớp với tiêu chí:

Bỏ qua Hộp thư đến (Archive it):

Lưu trữ email mà không hiển thị trong hộp thư đến.

Đánh dấu là đã đọc (Mark as read):

Gắn dấu sao (Star it):

Áp dụng nhãn (Apply the label):

Chọn một thư mục/nhãn để di chuyển email đến đó.

Chuyển tiếp (Forward it):

Chuyển tiếp email đến một địa chỉ email khác.

Xóa (Delete it):

Không bao giờ gửi đến Spam (Never send it to Spam):

Đảm bảo email từ người gửi này không bị coi là spam.

Luôn đánh dấu là quan trọng (Always mark it as important):

Không bao giờ đánh dấu là quan trọng (Never mark it as important):

Phân loại là (Categorize as):

(Ví dụ: “Cập nhật”, “Diễn đàn”, “Quảng cáo”).
7.

Áp dụng bộ lọc cho các cuộc trò chuyện khớp (Apply filter to matching conversations):

Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn áp dụng quy tắc cho tất cả các email hiện có trong hộp thư của bạn khớp với tiêu chí.
8.

Nhấp “Tạo bộ lọc” (Create filter):

Hoàn tất việc tạo quy tắc.

Vấn đề thường gặp và cách khắc phục:

Quy tắc không hoạt động:

Kiểm tra tiêu chí:

Đảm bảo tiêu chí bạn đặt ra chính xác và đầy đủ.

Kiểm tra thứ tự quy tắc:

Một số dịch vụ email xử lý quy tắc theo thứ tự. Nếu có nhiều quy tắc áp dụng cho cùng một email, quy tắc đầu tiên có thể ghi đè các quy tắc sau.

Kiểm tra xung đột:

Các quy tắc mâu thuẫn với nhau có thể gây ra sự cố.

Kiểm tra bộ lọc Spam:

Đôi khi, email có thể bị lọc vào thư mục Spam trước khi quy tắc có thể được áp dụng.

Đảm bảo quy tắc được bật:

Một số dịch vụ email cho phép bạn bật/tắt quy tắc.

Quy tắc hoạt động không như mong muốn:

Sửa đổi quy tắc:

Chỉnh sửa tiêu chí hoặc hành động của quy tắc để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.

Xóa và tạo lại quy tắc:

Nếu quy tắc quá phức tạp hoặc khó sửa, bạn có thể xóa nó và tạo lại từ đầu.

Quá nhiều quy tắc:

Quá nhiều quy tắc có thể làm chậm hiệu suất của hộp thư và gây khó khăn cho việc quản lý. Hãy xem xét lại các quy tắc của bạn và xóa những quy tắc không còn cần thiết.

Lời khuyên chung:

Sử dụng tên thư mục và quy tắc rõ ràng:

Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm chúng sau này.

Kiểm tra và cập nhật quy tắc thường xuyên:

Đảm bảo rằng các quy tắc của bạn vẫn phù hợp với nhu cầu và thói quen sử dụng email của bạn.

Sử dụng kết hợp thư mục và quy tắc:

Để có hiệu quả quản lý hộp thư tốt nhất, hãy kết hợp việc tạo thư mục và thiết lập quy tắc để tự động hóa các tác vụ và sắp xếp email một cách hiệu quả.

Hy vọng những thông tin này hữu ích cho bạn! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi.http://dntntranchinh.com/index.php?language=vi&nv=news&nvvithemever=d&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtdHBoY20ub3JnLw==