Để chọn công cụ quản lý công việc phù hợp (lịch, note, phần mềm quản lý dự án…), chúng ta cần xem xét kỹ nguyên nhân dẫn đến việc cần quản lý công việc, từ đó mới có thể chọn giải pháp và cách khắc phục hiệu quả.
1. Nguyên nhân cần quản lý công việc:
Quá tải thông tin:
Nguyên nhân:
Có quá nhiều việc cần làm, thông tin nằm rải rác ở nhiều nơi (email, tin nhắn, ghi chú rời), khó nhớ hết các chi tiết và thời hạn.
Hậu quả:
Quên việc, trễ hạn, làm việc không hiệu quả, căng thẳng.
Thiếu tổ chức:
Nguyên nhân:
Công việc không được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, không có kế hoạch rõ ràng, không biết bắt đầu từ đâu.
Hậu quả:
Lãng phí thời gian, làm việc lan man, không đạt được mục tiêu.
Khó theo dõi tiến độ:
Nguyên nhân:
Không có công cụ để theo dõi công việc đang ở giai đoạn nào, ai đang làm gì, deadline còn bao lâu.
Hậu quả:
Khó kiểm soát rủi ro, khó báo cáo tiến độ cho người khác, có thể bỏ sót công việc quan trọng.
Khó phối hợp nhóm:
Nguyên nhân:
Các thành viên trong nhóm không biết ai đang làm gì, không có nơi để trao đổi thông tin, không chia sẻ được tài liệu.
Hậu quả:
Trùng lặp công việc, hiểu lầm, chậm trễ, giảm hiệu quả làm việc nhóm.
Mất tập trung:
Nguyên nhân:
Dễ bị xao nhãng bởi các yếu tố bên ngoài (mạng xã hội, email, tin nhắn), không có môi trường làm việc tập trung.
Hậu quả:
Tốn thời gian để lấy lại sự tập trung, làm việc không hiệu quả, dễ mắc lỗi.
2. Các công cụ quản lý công việc và cách khắc phục từng nguyên nhân:
| Nguyên nhân | Công cụ phù hợp | Cách khắc phục |
| ————————— | ———————————————————————————————————————————————————————————————————– | ————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————– |
|
Quá tải thông tin
|
Lịch (Google Calendar, Outlook Calendar):
Ghi lại lịch hẹn, deadline.
Note (Google Keep, Evernote, OneNote):
Ghi chú nhanh, lưu trữ thông tin quan trọng.
Phần mềm quản lý dự án (Trello, Asana, Jira):
Quản lý dự án phức tạp, phân công công việc, theo dõi tiến độ. |
Lịch:
– Thiết lập nhắc nhở cho từng sự kiện, deadline. – Phân loại lịch bằng màu sắc để dễ phân biệt.
Note:
– Sử dụng tag để phân loại ghi chú. – Tạo checklist để theo dõi công việc. – Đánh dấu những thông tin quan trọng.
Phần mềm quản lý dự án:
– Tạo task, subtask, gán người thực hiện, đặt deadline. – Sử dụng tính năng comment để trao đổi thông tin. |
|
Thiếu tổ chức
|
Lịch:
Lập kế hoạch tuần, tháng.
Note:
Tạo sơ đồ tư duy, lập danh sách việc cần làm.
Phần mềm quản lý dự án:
Chia dự án thành các giai đoạn, xác định mục tiêu cho từng giai đoạn. |
Lịch:
– Xác định thời gian cụ thể cho từng công việc. – Ưu tiên những công việc quan trọng nhất.
Note:
– Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. – Chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn.
Phần mềm quản lý dự án:
– Sử dụng các template để tạo dự án nhanh chóng. – Sử dụng các tính năng báo cáo để theo dõi tiến độ. |
|
Khó theo dõi tiến độ
|
Phần mềm quản lý dự án:
Sử dụng bảng Kanban, biểu đồ Gantt.
Spreadsheet (Google Sheets, Excel):
Tạo bảng theo dõi tiến độ. |
Phần mềm quản lý dự án:
– Cập nhật trạng thái công việc thường xuyên. – Sử dụng các tính năng báo cáo để theo dõi tiến độ tổng thể.
Spreadsheet:
– Sử dụng màu sắc để đánh dấu trạng thái công việc. – Tạo biểu đồ để trực quan hóa tiến độ. |
|
Khó phối hợp nhóm
|
Phần mềm quản lý dự án:
Có tính năng chia sẻ, comment, thông báo.
Công cụ giao tiếp (Slack, Microsoft Teams):
Trao đổi thông tin, thảo luận công việc. |
Phần mềm quản lý dự án:
– Tạo nhóm dự án, mời các thành viên tham gia. – Sử dụng tính năng comment để trao đổi thông tin trực tiếp trên task.
Công cụ giao tiếp:
– Tạo kênh chat cho từng dự án hoặc chủ đề. – Sử dụng tính năng mention để thông báo cho những người liên quan. |
|
Mất tập trung
|
Ứng dụng chặn website/ứng dụng gây xao nhãng:
Freedom, Cold Turkey Blocker.
Kỹ thuật Pomodoro:
Chia thời gian làm việc thành các khoảng ngắn, có thời gian nghỉ giữa các khoảng.
Ứng dụng quản lý thời gian:
Forest. |
Ứng dụng chặn website/ứng dụng:
– Xác định những website/ứng dụng gây xao nhãng và chặn chúng trong thời gian làm việc. – Tắt thông báo từ các ứng dụng này.
Kỹ thuật Pomodoro:
– Đặt đồng hồ 25 phút làm việc, 5 phút nghỉ. – Sau 4 chu kỳ, nghỉ dài hơn (15-30 phút).
Ứng dụng quản lý thời gian:
– Trồng cây ảo trong thời gian làm việc, nếu rời khỏi ứng dụng cây sẽ chết. |
Ví dụ cụ thể:
Giả sử bạn là một sinh viên đang chuẩn bị cho kỳ thi. Bạn cảm thấy quá tải vì có quá nhiều môn học cần ôn tập, deadline bài tập, và lịch học dày đặc.
Nguyên nhân:
Quá tải thông tin, thiếu tổ chức.
Công cụ:
Lịch (Google Calendar), Note (Google Keep), có thể sử dụng Trello nếu muốn quản lý bài tập như một dự án.
Cách khắc phục:
Lịch:
Lên lịch cụ thể cho từng môn học, xác định thời gian ôn tập, làm bài tập, và nghỉ ngơi. Đặt nhắc nhở cho các deadline.
Note:
Tạo checklist cho từng môn học, liệt kê các chủ đề cần ôn tập. Sử dụng tag để phân loại ghi chú (ví dụ: “Toán”, “Văn”, “Bài tập”).
Trello (tùy chọn):
Tạo bảng Trello với các cột “To Do”, “Doing”, “Done” cho từng môn học. Thêm các thẻ cho từng bài tập, gán deadline, và theo dõi tiến độ.
Lưu ý:
Không có công cụ nào là hoàn hảo cho tất cả mọi người. Hãy thử nghiệm và tìm ra công cụ phù hợp nhất với bạn.
Quan trọng hơn công cụ là kỷ luật và thói quen sử dụng công cụ đó một cách hiệu quả.
Đừng ngại thay đổi công cụ nếu bạn cảm thấy công cụ hiện tại không còn phù hợp.
Hy vọng điều này giúp bạn chọn được công cụ quản lý công việc phù hợp!
https://caodangytb.edu.vn/index.php?language=vi&nv=statistics&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtdHBoY20ub3JnLw==