Đây là một tình huống nan giải thường gặp, và cách giải quyết tốt nhất phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Tuy nhiên, dưới đây là cách tiếp cận chi tiết để giúp bạn đưa ra quyết định và xử lý tình huống một cách hiệu quả:
1. Đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng việc:
Yêu cầu từ sếp:
Mức độ quan trọng:
Yêu cầu này quan trọng đến mức nào đối với mục tiêu chung của nhóm/công ty? Ai sẽ bị ảnh hưởng nếu yêu cầu này không được đáp ứng kịp thời?
Mức độ khẩn cấp:
Sếp yêu cầu hoàn thành trong bao lâu? Có lý do cụ thể nào khiến việc này cần được ưu tiên gấp không? Hậu quả của việc trễ hạn là gì?
Loại yêu cầu:
Yêu cầu này thuộc loại nào? (Ví dụ: báo cáo, chuẩn bị tài liệu, xử lý sự cố khẩn cấp, v.v.) Loại yêu cầu có thể ảnh hưởng đến thời gian cần thiết để hoàn thành.
Deadline đang đến gần:
Mức độ quan trọng:
Dự án/công việc này quan trọng như thế nào đối với mục tiêu của bạn và của nhóm/công ty? Hậu quả của việc trễ deadline là gì?
Mức độ khẩn cấp:
Deadline còn bao xa? Bạn đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm công việc?
Khả năng gia hạn deadline:
Có khả năng xin gia hạn deadline không? Ai là người có quyền gia hạn và bạn cần những gì để thuyết phục họ?
2. Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi việc:
Yêu cầu từ sếp:
Ước tính thời gian bạn cần để hoàn thành yêu cầu này một cách tốt nhất.
Deadline đang đến gần:
Ước tính thời gian còn lại bạn cần để hoàn thành công việc hiện tại và đảm bảo chất lượng.
3. So sánh và đưa ra quyết định:
Dựa trên thông tin thu thập được ở bước 1 và 2, hãy so sánh và cân nhắc:
Nếu yêu cầu từ sếp cực kỳ quan trọng và khẩn cấp, ảnh hưởng lớn đến công ty:
Ưu tiên yêu cầu của sếp.
Nếu deadline sắp đến và trễ deadline sẽ gây hậu quả nghiêm trọng hơn việc chậm trễ yêu cầu của sếp:
Ưu tiên deadline.
Nếu cả hai đều quan trọng và khẩn cấp:
Cần phải tìm giải pháp dung hòa.
4. Các giải pháp dung hòa và cách khắc phục:
Thương lượng với sếp:
Giải thích rõ ràng về deadline đang đến gần và hậu quả của việc trễ deadline.
Đề xuất một giải pháp, ví dụ: bạn có thể hoàn thành yêu cầu của sếp sau khi hoàn thành deadline quan trọng, hoặc bạn có thể dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để làm việc cho cả hai việc.
Hỏi xem có ai khác trong nhóm có thể hỗ trợ bạn hoàn thành yêu cầu của sếp không.
Xin gia hạn deadline:
Liên hệ với người có quyền gia hạn deadline (ví dụ: quản lý dự án, khách hàng).
Giải thích lý do bạn cần gia hạn (ví dụ: có yêu cầu khẩn cấp từ sếp, khối lượng công việc lớn hơn dự kiến).
Đưa ra thời gian gia hạn cụ thể và cam kết hoàn thành công việc đúng thời hạn mới.
Ủy quyền hoặc nhờ sự giúp đỡ:
Nếu có thể, hãy ủy quyền một phần công việc cho người khác trong nhóm.
Nhờ đồng nghiệp giúp đỡ bạn hoàn thành một số nhiệm vụ nhỏ.
Tập trung cao độ:
Loại bỏ mọi yếu tố gây xao nhãng (ví dụ: tắt thông báo, tìm một nơi yên tĩnh để làm việc).
Sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian (ví dụ: Pomodoro) để tăng hiệu quả làm việc.
Trao đổi thẳng thắn và cởi mở:
Quan trọng nhất là phải giao tiếp rõ ràng với cả sếp và những người liên quan đến deadline.
Giải thích tình hình một cách trung thực và cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất.
Ví dụ cụ thể:
Tình huống:
Bạn đang gấp rút hoàn thành báo cáo quan trọng cho khách hàng, deadline vào cuối ngày. Sếp yêu cầu bạn chuẩn bị ngay một bài thuyết trình cho cuộc họp quan trọng vào sáng mai.
Phân tích:
Báo cáo cho khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín của công ty. Bài thuyết trình cho cuộc họp quan trọng, nhưng có thể có người khác hỗ trợ chuẩn bị hoặc có thể trì hoãn cuộc họp nếu cần thiết.
Giải pháp:
Bạn nên ưu tiên hoàn thành báo cáo cho khách hàng trước. Sau đó, bạn có thể trao đổi với sếp, giải thích tình hình và đề xuất một trong các giải pháp sau:
Bạn sẽ hoàn thành bài thuyết trình vào tối muộn sau khi hoàn thành báo cáo.
Bạn sẽ hỗ trợ chuẩn bị nội dung, còn người khác trong nhóm sẽ thiết kế và chỉnh sửa bài thuyết trình.
Nếu không có giải pháp nào khả thi, hãy đề xuất dời cuộc họp sang một thời điểm khác.
Lưu ý quan trọng:
Tính chuyên nghiệp:
Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp, bình tĩnh và hợp tác.
Giao tiếp rõ ràng:
Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ tình hình và các quyết định của bạn.
Chịu trách nhiệm:
Dù bạn chọn giải pháp nào, hãy chịu trách nhiệm về kết quả.
Bằng cách đánh giá cẩn thận, giao tiếp hiệu quả và tìm kiếm các giải pháp dung hòa, bạn có thể vượt qua những tình huống khó khăn này và duy trì hiệu suất làm việc cao.
https://old.tbump.edu.vn/index.php?language=vi&nv=news&nvvithemever=d&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtdHBoY20ub3JnLw==