Khi được giao quá nhiều việc cùng lúc, bạn sẽ cảm thấy căng thẳng, quá tải và hiệu suất làm việc có thể giảm sút. Để xử lý tình huống này một cách hiệu quả, chúng ta cần hiểu rõ nguyên nhân và áp dụng các biện pháp khắc phục phù hợp.
I. Nguyên Nhân
Việc bạn bị giao quá nhiều việc cùng lúc có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm:
1.
Thiếu Kế Hoạch và Tổ Chức:
Nguyên nhân:
Bản thân bạn hoặc người giao việc chưa có kế hoạch làm việc rõ ràng, không xác định được thứ tự ưu tiên và thời gian cần thiết cho từng công việc.
Ví dụ:
Bạn không ghi chép lại các công việc được giao, không ước tính thời gian hoàn thành, dẫn đến việc ôm đồm quá nhiều.
2.
Khả Năng Từ Chối Kém:
Nguyên nhân:
Bạn ngại từ chối yêu cầu từ đồng nghiệp hoặc cấp trên vì sợ làm mất lòng, sợ bị đánh giá là không nhiệt tình.
Ví dụ:
Dù đang bận rộn với các dự án khác, bạn vẫn đồng ý nhận thêm việc mà không cân nhắc khả năng hoàn thành.
3.
Ước Tính Thời Gian Sai Lệch:
Nguyên nhân:
Bạn chưa có kinh nghiệm hoặc đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, dẫn đến việc nhận quá nhiều việc trong một khoảng thời gian ngắn.
Ví dụ:
Bạn nghĩ rằng một báo cáo chỉ mất 2 tiếng để hoàn thành, nhưng thực tế lại cần đến 4 tiếng.
4.
Giao Việc Không Hiệu Quả Từ Cấp Trên:
Nguyên nhân:
Cấp trên không nắm rõ năng lực và thời gian biểu của nhân viên, giao việc một cách tràn lan mà không có sự phân bổ hợp lý.
Ví dụ:
Cấp trên giao việc cho tất cả mọi người trong nhóm mà không xem xét ai đang rảnh, ai đang bận.
5.
Kỳ Vọng Quá Cao:
Nguyên nhân:
Cấp trên hoặc đồng nghiệp có kỳ vọng quá cao vào khả năng của bạn, cho rằng bạn có thể làm được nhiều việc hơn thực tế.
Ví dụ:
Vì bạn từng hoàn thành tốt một dự án khó, cấp trên nghĩ rằng bạn có thể làm được tất cả mọi việc tương tự.
6.
Thiếu Giao Tiếp:
Nguyên nhân:
Bạn không trao đổi với cấp trên hoặc đồng nghiệp về khối lượng công việc hiện tại, khiến họ không biết bạn đang quá tải.
Ví dụ:
Bạn âm thầm làm việc mà không chia sẻ về những khó khăn đang gặp phải.
7.
Văn Hóa Làm Việc:
Nguyên nhân:
Một số công ty có văn hóa làm việc “đa nhiệm” (multitasking) và khuyến khích nhân viên làm nhiều việc cùng lúc, gây áp lực cho nhân viên.
Ví dụ:
Công ty luôn yêu cầu nhân viên phải tham gia nhiều dự án khác nhau cùng lúc.
II. Cách Khắc Phục
Khi đối mặt với tình trạng quá tải công việc, bạn có thể áp dụng các biện pháp sau để giải quyết vấn đề:
1.
Đánh Giá và Sắp Xếp Thứ Tự Ưu Tiên:
Cách thực hiện:
Lập danh sách tất cả các công việc đang có.
Xác định thời hạn của từng công việc.
Đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc (sử dụng ma trận Eisenhower: Quan trọng/Khẩn cấp).
Sắp xếp thứ tự ưu tiên: việc quan trọng và khẩn cấp làm trước, việc quan trọng nhưng không khẩn cấp lên kế hoạch làm sau, việc khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể ủy quyền, việc không quan trọng và không khẩn cấp có thể loại bỏ.
Ví dụ:
Bạn có 3 việc: báo cáo doanh số (hạn cuối ngày mai), chuẩn bị slide thuyết trình (hạn cuối tuần sau), và trả lời email (không có hạn cụ thể). Báo cáo doanh số là quan trọng và khẩn cấp, cần làm ngay.
2.
Trao Đổi Với Cấp Trên:
Cách thực hiện:
Tìm thời điểm thích hợp để trao đổi riêng với cấp trên.
Trình bày rõ ràng về khối lượng công việc hiện tại, những khó khăn đang gặp phải.
Đề xuất giải pháp: xin gia hạn thời gian, ủy quyền công việc cho người khác, hoặc tạm hoãn một số công việc ít quan trọng hơn.
Thể hiện sự sẵn sàng làm việc, nhưng cũng cần cho cấp trên thấy rằng bạn cần sự hỗ trợ để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Ví dụ:
“Thưa sếp, hiện tại em đang có khá nhiều dự án cần hoàn thành trong tuần này. Em lo ngại rằng nếu ôm đồm quá nhiều việc, chất lượng công việc sẽ không được đảm bảo. Em xin phép được ưu tiên hoàn thành báo cáo X trước, sau đó sẽ tập trung vào dự án Y. Xin sếp cho em xin ý kiến ạ.”
3.
Học Cách Từ Chối:
Cách thực hiện:
Từ chối một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
Giải thích lý do từ chối một cách rõ ràng (ví dụ: đang có quá nhiều việc cần ưu tiên).
Đề xuất giải pháp thay thế (ví dụ: giới thiệu một đồng nghiệp khác có thể giúp đỡ).
Quan trọng là phải giữ thái độ tôn trọng và thiện chí.
Ví dụ:
“Cảm ơn anh/chị đã tin tưởng giao việc này cho em. Tuy nhiên, hiện tại em đang khá bận với các dự án khác và sợ rằng không thể hoàn thành tốt công việc này đúng thời hạn. Em xin phép từ chối và gợi ý anh/chị có thể liên hệ với bạn A, bạn ấy có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.”
4.
Ủy Quyền Công Việc:
Cách thực hiện:
Xác định những công việc có thể ủy quyền cho người khác.
Chọn người phù hợp với công việc (có kỹ năng và thời gian).
Hướng dẫn chi tiết và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
Theo dõi tiến độ và hỗ trợ khi cần thiết.
Ví dụ:
Bạn có thể ủy quyền việc thu thập dữ liệu cho một thực tập sinh, hoặc ủy quyền việc viết nháp báo cáo cho một đồng nghiệp.
5.
Cải Thiện Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian:
Cách thực hiện:
Sử dụng các công cụ quản lý thời gian (lịch, phần mềm quản lý dự án, ứng dụng nhắc việc).
Áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian (Pomodoro, Time Blocking).
Học cách tập trung và tránh xao nhãng.
Dành thời gian để lên kế hoạch và đánh giá hiệu quả công việc.
Ví dụ:
Bạn có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro để chia nhỏ thời gian làm việc thành các khoảng 25 phút tập trung cao độ, xen kẽ với 5 phút nghỉ ngơi.
6.
Tự Động Hóa Công Việc:
Cách thực hiện:
Tìm kiếm các công cụ hoặc phần mềm có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
Sử dụng các template hoặc macro để tiết kiệm thời gian.
Ví dụ:
Bạn có thể sử dụng phần mềm để tự động gửi email marketing, hoặc sử dụng macro để định dạng văn bản nhanh chóng.
7.
Chăm Sóc Bản Thân:
Cách thực hiện:
Đảm bảo ngủ đủ giấc, ăn uống lành mạnh và tập thể dục thường xuyên.
Dành thời gian cho các hoạt động giải trí và thư giãn.
Học cách quản lý căng thẳng (thiền, yoga, nghe nhạc).
Quan trọng là phải biết cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
8.
Rút Kinh Nghiệm:
Cách thực hiện:
Sau khi giải quyết xong tình trạng quá tải, hãy dành thời gian để phân tích nguyên nhân và rút ra bài học kinh nghiệm.
Tìm hiểu xem bạn có thể làm gì khác đi trong tương lai để tránh lặp lại tình trạng này.
Chia sẻ kinh nghiệm của bạn với đồng nghiệp để cùng nhau cải thiện hiệu quả làm việc.
Kết Luận:
Việc được giao quá nhiều việc cùng lúc là một thách thức phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại. Tuy nhiên, bằng cách hiểu rõ nguyên nhân và áp dụng các biện pháp khắc phục phù hợp, bạn có thể kiểm soát tình hình, nâng cao hiệu suất làm việc và bảo vệ sức khỏe tinh thần của mình. Quan trọng nhất là phải giao tiếp cởi mở với cấp trên, học cách từ chối một cách khéo léo và không ngừng cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bản thân.
https://semic.com.vn/index.php?language=vi&nv=news&nvvithemever=d&nv_redirect=aHR0cHM6Ly92aWVjbGFtdHBoY20ub3JnLw==