Đảm bảo tuân thủ quy định gửi email (NĐ 91…)?

I. TIÊU ĐỀ VỊ TRÍ:

Ví dụ: Chuyên viên/Nhân viên Tuân thủ Nghị định 91 (Anti-Spam Compliance Officer)
Hoặc: Chuyên viên/Nhân viên Kiểm soát Tuân thủ Email Marketing

II. MÔ TẢ CHUNG:

Mục đích công việc:

Nêu rõ mục tiêu chính của vị trí. Ví dụ: “Đảm bảo hoạt động email marketing/gửi tin nhắn của công ty tuân thủ 100% theo quy định của Nghị định 91/2020/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan khác.”

Tóm tắt:

Mô tả ngắn gọn vai trò của vị trí trong việc bảo vệ uy tín công ty, bảo vệ khách hàng khỏi thư rác/tin nhắn rác và tránh các rủi ro pháp lý.

Báo cáo cho:

Nêu rõ vị trí này báo cáo cho ai (ví dụ: Trưởng phòng Marketing, Giám đốc Pháp chế, v.v.)

Phối hợp với:

Liệt kê các bộ phận/phòng ban cần phối hợp chặt chẽ (ví dụ: Marketing, IT, Chăm sóc khách hàng, Pháp chế).

III. TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ CỤ THỂ:

Đây là phần quan trọng nhất, cần liệt kê chi tiết các công việc cần thực hiện:

Nghiên cứu và Cập nhật:

“Nghiên cứu, cập nhật thường xuyên các quy định pháp luật liên quan đến chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác (đặc biệt là Nghị định 91/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn).”
“Theo dõi các thay đổi trong chính sách của các nhà cung cấp dịch vụ email marketing (ESP), SMS Gateway để đảm bảo tuân thủ.”

Xây dựng và Duy trì Chính sách:

“Xây dựng, cập nhật và duy trì các chính sách, quy trình nội bộ về email marketing/gửi tin nhắn, đảm bảo tuân thủ Nghị định 91.”
“Xây dựng các hướng dẫn, checklist cho nhân viên marketing về các yêu cầu tuân thủ.”

Kiểm tra và Giám sát:

“Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chiến dịch email marketing/gửi tin nhắn, đảm bảo tuân thủ các quy định về:
Thu thập và quản lý thông tin người dùng (consent, opt-in/opt-out).”
“Nội dung và hình thức của email/tin nhắn (thông tin người gửi, cách thức từ chối).”
“Tần suất gửi email/tin nhắn.”
“Quản lý danh sách email/số điện thoại (blacklist, unsubscribe).”
“Thực hiện audit định kỳ hoặc đột xuất các hoạt động email marketing/gửi tin nhắn để phát hiện và khắc phục các điểm không tuân thủ.”

Xử lý Vi phạm:

“Tiếp nhận và xử lý các phản hồi, khiếu nại của khách hàng liên quan đến tin nhắn rác/thư điện tử rác.”
“Điều tra các trường hợp vi phạm quy định và đề xuất các biện pháp xử lý.”
“Báo cáo các vi phạm nghiêm trọng cho cấp quản lý và các cơ quan chức năng (nếu cần).”

Đào tạo và Hướng dẫn:

“Đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên marketing và các bộ phận liên quan về các quy định của Nghị định 91 và các chính sách của công ty.”
“Tổ chức các buổi training định kỳ hoặc khi có thay đổi về quy định.”

Báo cáo:

“Lập báo cáo định kỳ về tình hình tuân thủ Nghị định 91 và các vấn đề liên quan.”
“Đề xuất các giải pháp để cải thiện hiệu quả tuân thủ.”

Hợp tác với các bộ phận liên quan:

“Phối hợp với bộ phận IT để triển khai các giải pháp kỹ thuật hỗ trợ tuân thủ (ví dụ: hệ thống quản lý consent, hệ thống lọc thư rác).”
“Phối hợp với bộ phận Pháp chế để giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan.”

IV. YÊU CẦU VỀ KỸ NĂNG VÀ KINH NGHIỆM:

Kiến thức:

“Hiểu biết sâu sắc về Nghị định 91/2020/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan đến chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác.”
“Hiểu biết về các tiêu chuẩn và thông lệ tốt nhất trong email marketing và SMS marketing.”
“Hiểu biết về các công cụ và nền tảng email marketing/SMS marketing phổ biến.”

Kinh nghiệm:

“Ít nhất X năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tuân thủ, pháp chế, hoặc marketing (ưu tiên có kinh nghiệm về email marketing/SMS marketing).”
“Có kinh nghiệm xây dựng và triển khai các chính sách, quy trình tuân thủ.”
“Có kinh nghiệm xử lý các khiếu nại liên quan đến tin nhắn rác/thư điện tử rác.”

Kỹ năng:

“Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề.”
“Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tốt.”
“Kỹ năng làm việc nhóm.”
“Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc.”
“Khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực cao.”

Trình độ học vấn:

“Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Luật, Marketing, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.”

Ngoại ngữ:

“Khả năng đọc hiểu tài liệu tiếng Anh chuyên ngành (nếu có).”

V. CÁC YẾU TỐ KHÁC (tùy chọn):

Mức lương:

(có thể để khoảng)

Địa điểm làm việc:

Quyền lợi:

(BHXH, BHYT, thưởng, v.v.)

Văn hóa công ty:

(nếu muốn nhấn mạnh)

LƯU Ý QUAN TRỌNG:

Tính cụ thể:

Hãy cố gắng càng cụ thể càng tốt trong việc mô tả các trách nhiệm và nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công việc và giúp bạn tìm được người phù hợp.

Ngôn ngữ rõ ràng:

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh dùng các thuật ngữ chuyên môn quá khó hiểu.

Tính hấp dẫn:

Bên cạnh việc mô tả công việc, hãy làm cho vị trí này trở nên hấp dẫn bằng cách nhấn mạnh các cơ hội phát triển, môi trường làm việc tốt, hoặc các phúc lợi khác.

Nghị định 91/2020/NĐ-CP:

Luôn tham chiếu đến Nghị định 91/2020/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan để đảm bảo tính chính xác và phù hợp.

Ví dụ một đoạn mô tả cụ thể:

“

Kiểm tra và Giám sát:

Đảm bảo tất cả các chiến dịch email marketing đều có cơ chế opt-in rõ ràng và dễ dàng cho người dùng.
Kiểm tra nội dung email, đảm bảo tuân thủ quy định về thông tin người gửi (tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ) và cách thức từ chối nhận email trong tương lai (unsubscribe link).
Giám sát tần suất gửi email, đảm bảo không vượt quá tần suất cho phép theo quy định của Nghị định 91 và chính sách của công ty.
Quản lý danh sách email, đảm bảo loại bỏ các địa chỉ email đã từ chối nhận email (unsubscribe) hoặc bị báo cáo là spam.”

Hãy cung cấp cho tôi thêm thông tin về vị trí cụ thể mà bạn đang muốn mô tả, và tôi sẽ giúp bạn hoàn thiện nó một cách tốt nhất! Ví dụ:

Đây là vị trí mới hay đã có?
Công ty bạn hoạt động trong lĩnh vực nào?
Quy mô hoạt động email marketing/SMS marketing của công ty bạn như thế nào?
Bạn mong muốn ứng viên có những kỹ năng/kinh nghiệm đặc biệt nào?

Chúc bạn thành công!
https://metalib.lib.ntue.edu.tw/login?url=https://vieclamtphcm.org